Voici une sélection de 10 outils gratuits pour partager des informations et des documents en ligne. Photos, vidéos, PDF, dossiers, sites internet, infographies, sons, etc., il y en a pour tous les goûts !
- 1. Partager des PDF avec Issuu
- 2. Partager des vidéos avec Vimeo
- 3. Partager des fichiers audio avec Soundcloud
- 4. Partager des documents texte avec Google Docs
- 5. Partager un PowerPoint avec Slideshare
- 6. Partager des photos avec Google Photos
- 7. Partager des sites web favoris avec Pearltrees
- 8. Partager de gros fichiers avec Partage-fichiers.com
- 9. Partager ses contacts avec Memotoo
- 10. Partager ses idées avec KomunID
Partager ses informations ou travaux professionnels avec ses collaborateurs ou bien avec ses prospects est primordial pour deux raisons. Premièrement, partager des informations avec vos internautes (abonnés, followers, etc.) favorise la communication externe et même la notoriété de votre entreprise, notamment si vous êtes expert sur un domaine.
Deuxièmement, partager des documents de travail permet d’améliorer la productivité de vos équipes car ces actions facilitent la communication interne ou à distance de l’entreprise, le travail à plusieurs et la gestion de projet. En effet, à l’aide de ces outils en ligne vos collaborateurs peuvent créer, partager et mettre à jour des fichiers et documents en temps réel.
Il existe de nombreux outils collaboratifs en ligne gratuits et faciles à utiliser pour partager tous vos documents, médias, liens hypertextes, etc. Editoile vous propose une sélection de 10 outils dont certains utilisés quotidiennement par notre équipe.
1. Partager des PDF avec Issuu
Issuu vous permet de mettre à disposition vos présentations PDF. Une fonction embed (pour « embarquer » le code html) donne la possibilité d’intégrer votre document dans n’importe quelle page web sous forme d’un livre à feuilleter. Chargez votre document via un formulaire (ce qui peut prendre plusieurs minutes, les multiples champs étant tous obligatoires), Issuu se charge du reste : encodage, mise en page, code source, etc.
2. Partager des vidéos avec Vimeo
Beaucoup de plates-formes se disputent le créneau de l’hébergement gratuit de vidéos : YouTube, DailyMotion, Photobucket, etc. Nous avons choisi de retenir Vimeo principalement pour 2 raisons : une interface sobre et esthétique, des options simples et utiles. En version gratuite, Viméo Basic, il est possible de télécharger 500 Mo de vidéo par semaine (5 Go de stockage en tout), ce qui en soi n’est pas vraiment un obstacle sauf si vous avez un grand nombre de films à partager. Dans ce cas, l’une des 4 formules payantes (de 6 €/mois à 70 €/mois) devrait vous intéresser.
3. Partager des fichiers audio avec Soundcloud
Soundcloud, comme tous les hébergeurs audio, est destiné à l’origine aux artistes, qu’ils soient amateurs ou professionnels. Mais rien n’empêche d’utiliser ce service pour diffuser des informations plus corporate, telles des captations de discours ou de conférences. Avantage de Soundcloud : il est très simple de télécharger un fichier audio, d’indiquer ses caractéristiques (auteur, genre, etc.) et d’en restreindre l’accès ou au contraire de le rendre public. Deux méthodes sont à votre disposition pour « privatiser » un fichier audio : protection par mot de passe et/ou URL connue de vous seul (que vous communiquez selon votre volonté).
4. Partager des documents texte avec Google Docs
Google propose depuis longtemps une suite complète pour travailler de manière dématérialisée, l’outil le plus utilisé étant certainement l’agenda. Je parle ici de la possibilité de partager un document texte (du style Word) mais on pourrait aussi évoquer les traitements de texte (Excel) ou les présentations (PowerPoint) qui sont aussi disponibles. La force de Google Docs est sa simplicité : créez un nouveau document, invitez les contacts concernés et c’est tout ! Le must : il est possible pour tous les participants de travailler simultanément sur un même document.
5. Partager un PowerPoint avec Slideshare
Grâce à Slideshare, plateforme qui appartient et est intégrée à LinkedIn (le plus grand réseau social professionnel en France), vous pouvez partager vos présentations PowerPoint, vos infographies et tout autre document puisque le site accepte également des fichiers texte et des vidéos. L’avantage de Slideshare est qu’il propose une catégorisation optimisée de son contenu : il est facile de trouver l’information ou la thématique qui vous intéresse à l’aide des mots-clés renseignés par les utilisateurs. Informer ses contacts des trouvailles réalisées est également un jeu d’enfant grâce à une fonction d’e-mailing et à une barre de partage reprenant les principaux réseaux sociaux.
6. Partager des photos avec Google Photos
Google Photos, anciennement nommé Picasa, est une plate-forme développée par Google. Après installation du logiciel, il est très simple de transférer en un clic les visuels stockés sur votre ordinateur, Google Photos se chargeant au préalable de les trouver et de les organiser en dossiers. Petit plus : la possibilité de télécharger des templates (maquettes) afin de générer des diaporamas originaux.
7. Partager des sites web favoris avec Pearltrees
Pearltrees est une plate-forme collaborative permettant d’organiser, d’explorer et de partager tous ses contenus numériques. On parle également de service web de curation. Grâce à un astucieux add-on disponible pour les navigateurs Chrome et Firefox, il est aisé d’ajouter des liens de manière instantané à son Pearltrees sous formes de perles (chaque perle correspondant à une page web). Un Pearltrees fonctionne comme un dossier, avec possibilité d’y inclure des sous-dossiers : on peut l’ouvrir, le déplacer, le renommer y ajouter des commentaires, etc. L’interface est agréable et intuitive, avec des fonctions de zoom et de partage.
Car là que réside l’intérêt de Pearltrees : prendre des perles à d’autres utilisateurs et réciproquement. Ce principe communautaire étant la base de cette application, il est aussi à l’origine de son plus gros défaut : tout ce que vous mettez dans votre Pearltrees est accessible et public, lorsque vous utilisez sa version gratuite. Mais l’outil propose 3 autres formules qui peut correspondre à vos besoins selon votre structure : Prenium, Education et Entreprises. Enfin dernier détail qui a son importance : Pearltrees est un projet français… Cocorico !
8. Partager de gros fichiers avec Partage-fichiers.com
Tout le monde n’a pas de serveur ftp sous la main, et lorsque c’est le cas, il peut être compliqué de s’y connecter car les informations nécessaires sont nombreuses (adresse ftp, identifiants,etc). Il existe une solution gratuite et très répandue sur le web : les serveurs de partage. Le principe est simple : vous uploadez (chargez) votre fichier et une fois le transfert terminé il lui est assigné une adresse http qu’il vous suffit de donner à vos contacts.
Le site Partage-fichiers.com propose une option supplémentaire appréciable à savoir la possibilité de protéger son fichier à l’aide d’un mot de passe généré aléatoirement. Seul hic : la taille des fichiers est limitée à 600 Mo.
9. Partager ses contacts avec Memotoo
Dans une stratégie d’entreprise, les contacts (clients, prospects, partenaires, etc) ont une importance particulière. La mise en commun des fichiers d’adresses peut s’avérer efficace. Memotoo vous offre cette possibilité et plus encore. En effet, le site autorise la sauvegarde de tous vos contacts, quel que soit l’endroit où ils sont stockés : Facebook, Gmail, Thunderbird, Outlook, Viadeo, etc. Pratique pour synchroniser toutes ses données !
10. Partager ses idées avec KomunID
Lorsqu’on évoque le partage sur le web, on pense souvent photos, vidéos, musique, etc. Mais la base de toute chose est toujours la même : vos idées ! Normal donc que certaines plates-formes vous proposent de stocker le fruit de vos réflexions et de le partager avec vos contacts. KomunID se présente comme un immense tableau de liège virtuel, sur lequel vous allez pouvoir épingler vos bonnes idées, sous forme d’un post-it. Vous pouvez bien entendu poster votre idée dans l’une des catégories existantes ou en créer d’autres en utilisant un simple hashtag. Les visiteurs du site pourront voter pour ou contre vos idées, mais aussi la commenter et l’enrichir.
KomunID permet aussi de partager les bonnes idées sur les réseaux sociaux d’un simple clic. KomunID peut parfaitement être utilisé en interne avec vos équipes, comme une boîte à idées ou un outil de brainstorming car il offre la possibilité de créer des tableaux d’idées privées, auxquels seuls les invités peuvent accéder et participer.
Bonjour, je cherche à partager de façon privée ( personnes definies) des documents écrits, qui puissent être rangées dans des dossiers thématiques. Connaissez-vous une solution ? Merci de votre aide. Cordialement