10 conseils pour promouvoir un événement sur les réseaux sociaux

Comment  communiquer en ligne sur un événement ? Quel hashtag choisir ? Quels outils utiliser ? Comment tweeter en live ? La promotion d’un événement passe aujourd’hui (quasi) obligatoirement par les réseaux sociaux. On vous livre le mode d’emploi en 10 étapes.

Pour beaucoup d’internautes, les plates-formes sociales sont devenues le média n°1 pour s’informer en temps réel. Un média qui, en plus, se veut interactif, viral et peu coûteux. Une aubaine pour les organisateurs d’événements qui veulent attirer un public ciblé ! Mais comme toujours en événementiel, il faut anticiper et s’organiser, même sur les réseaux sociaux.

1. Développer un site web événementiel

Avant de vous lancer tout azimut sur les réseaux sociaux, ayez à l’esprit que ces plates-formes sociales ne sont que des supports-relais où l’information reste relativement éphémère. Mieux vaut donc développer au préalable un mini-site événementiel ou un blog regroupant toutes les informations pratiques (lieu, contact, programme, présentation détaillée, kit de communication, etc.) et que vous pourrez mettre à jour au fur et à mesure que le contenu de l’événement se précisera.

Bien sûr, optimisez votre site événementiel pour les téléphones mobiles, pour permettre aux participants de le consulter quand ils se déplaceront sur l’événement. Et pourquoi pas créer une appli ? Une application mobile dédiée à un événement peut être pratique pour se localiser sur le plan du salon, trouver un exposant, consulter le programme, suivre les dernières actualités ou recevoir son invitation à faire scanner à l’entrée.

2. Créer des profils sociaux pour l’événement

Faut-il toujours créer des réseaux sociaux dédiés à l’événement ? En fait, cela dépend des cas :

• Si l’événement se répète chaque année (ex. foire, salon professionnel, festival, etc.), la réponse est oui. Créez des comptes dédiés que vous réutiliserez à la prochaine édition, histoire de fidéliser votre communauté.
• Si l’événement est exceptionnel (ex. séminaire, conférence, anniversaire, etc.) et qu’il est organisé par une entreprise qui a déjà des comptes sur les réseaux sociaux, la réponse est non. Utilisez les comptes existants de l’entreprise pour communiquer sur l’événement. Ce serait dommage de développer une communauté sur un compte événementiel voué à disparaître.

Attention à ne pas vous positionner sur n’importe quel réseau social, au risque de voir vos pages, comptes et hubs désertés. Réfléchissez d’abord à votre cible et à ses habitudes de navigation, ainsi qu’à la thématique de votre événement.

Pour le grand public, privilégiez une page et/ou un événement sur Facebook. Si votre cible est à la recherche d’actualités pertinentes sur une thématique experte, ouvrez aussi un compte sur Twitter et/ou LinkedIn. Pour un public plus jeune, pensez à Snapchat. Bien sûr ces réseaux peuvent se combiner entre eux et il y en a d’autres (Instagram, Youtube, etc.).

3. Choisir le #hashtag de l’événement

Le choix du hashtag est stratégique pour la réussite de l’événement sur les réseaux sociaux. Un #hashtag est un mot-clé précédé d’un dièse # (collé sans espace) cliquable, qui permet aux internautes de suivre toutes les publications liées à l’événement sur Twitter et Instagram (et dans une moindre mesure Facebook).

Le hashtag doit être facilement mémorisable et unique pour éviter toutes confusions. Vérifiez que votre idée de hashtag n’est pas déjà utilisée quelque part dans le monde, surtout s’il comporte des termes en anglais. Beaucoup d’organisateurs choisissent des hashtags sous forme du sigle de l’événement suivi de l’année. Ce qui n’est pas forcément une bonne idée car les sigles ne sont pas toujours évidents à retenir et, chaque année, le hashtag doit changer…

A Editoile, nous préconisons plutôt des hashtags événementiels qui ont du sens, y compris à l’étranger. Par exemple, pour le Jumping International de Bordeaux, nous avons fait remplacer le hashtag officiel #JumpBDX (incompréhensible hors contexte) par #JumpingBordeaux (plus clair et naturellement utilisé par les internautes).

Il faut définir ce hashtag le plus tôt possible en amont de l’événement pour pouvoir l’imprimer sur tous les supports de communication (affiches, invitations, badges, publicités, programmes, etc.), l’afficher sur le site web, le diffuser sur les réseaux sociaux et sur la signalétique du lieu de l’événement (kakemonos, panneaux, plan de l’événement, etc.).

Lire notre article « 3 outils pour suivre un hashtag sur plusieurs réseaux sociaux. »

4. Définir un planning éditorial de publication

La remontée d’informations de l’organisateur au community manager pose souvent problème dans une stratégie e-événementiel, d’autant plus si le community management est externalisé. Les réseaux sociaux nécessitent en effet de publier énormément d’informations sur l’événement, bien avant que tout soit décidé et organisé.

Assurez-vous donc d’être en contact avec les bonnes personnes qui savent tout sur l’organisation de l’événement. Expliquez leur bien votre rôle et vos besoins spécifiques en termes d’informations, de visuels, de liens, de fichiers, etc. Faites régulièrement des points sur l’organisation de l’événement, le programme, les animations, les partenariats, etc.

Créer un planning éditorial partagé sur Google Drive ou Trello pour échanger avec l’organisation, pour n’oublier aucune information et pour programmer les posts sur les réseaux sociaux. Profitez du temps dont vous disposez avant l’événement pour préparer des posts froids que vous diffuserez plus tard.

5. Augmenter progressivement la fréquence de publication

N’attendez pas le jour de votre événement pour communiquer sur les réseaux sociaux : commencez à publier au moins 2 ou 3 mois avant l’événement, selon son importance. Cela laisse le temps de réveiller la communauté, de diffuser des « save the date » ou des J-30, de relayer l’ouverture de la billetterie, d’attirer des exposants, de faire des focus sur chaque détail du programme, etc.

Au début, on n’a pas grand chose à dire de précis sur l’événement car tout n’est pas encore décidé : le programme n’est pas encore bouclé, les intervenants ne sont pas encore confirmés, etc. En revanche, vous connaissez la thématique de l’événement. Donc devenez la source de veille de vos visiteurs. Montrez que vous êtes plus qu’un organisateur d’événement : vous êtes un expert de votre thématique, surtout en B2B (Busines to business). C’est un moyen facile d’augmenter le volume de ses publications, en même temps que le nombre de ses abonnés.

Au début, à J-60 ou J-30, on peut se contenter de quelques publications par semaine sur les réseaux sociaux. On manque encore d’informations fraîches à diffuser sur l’événement qui est toujours en cours de construction et qui n’attire pas encore l’attention. Plus on se rapproche de l’événement, plus les idées de posts se bousculent et plus la communauté est réactive (loi de proximité). On peut alors augmenter le rythme de publication jusqu’à plusieurs posts par jour s’il le faut.

6. Organiser des actions spéciales sur les réseaux sociaux

Il ne s’agit pas de répéter la même chose sur les réseaux sociaux que sur vos autres supports de communication classiques (communiqués de presse, publicités, etc.). Les membres de votre communauté doivent avoir la primeur de l’information, se sentir privilégiés. Essayez d’être toujours en amont de la communication officielle pour faire du teasing : éveillez la curiosité avec des éléments exclusifs.

Par exemple, les internautes apprécient beaucoup de suivre les coulisses de l’organisation :  l’affiche est imprimée, telle personnalité a confirmé sa venue, le traiteur est choisi, il ne reste plus de places, etc.

Autres pistes : créer une vidéo présentant l’événement, organiser un mini-concours en offrant des invitations gratuites ou des goodies (tee-shirts, stickers, etc.) uniquement accessibles via les réseaux sociaux.

Lire notre article « Organiser un concours sur Facebook : les règles à respecter ».

7. Faire de la publicité sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont aussi de formidables régies publicitaires. Sur Facebook, vous disposez de plusieurs formats de publicités pour promouvoir votre événement :

• Publicité générant du trafic vers le site web ou la e-billetterie de l’événement
• Mise en avant de post présentant des informations particulièrement importantes
• Mis en avant de jeux-concours pour faire gagner des invitations
• Sponsorisation d’événement Facebook
• Publicité à formulaire pour récolter des contacts d’exposants potentiels

Ces publicités peuvent être diffusées auprès d’utilisateurs de Facebook ciblés par zones géographiques, âges, centres d’intérêt, professions, etc. Elles sont relativement faciles à mettre en place pour des budgets réduits (50 € suffisent largement pour mettre en avant un événement auprès d’une cible locale).

Lire notre article « 8 conseils pour réussir une campagne Facebook Ads ».

8. Recruter des ambassadeurs ou influenceurs

Scrutez votre paysage numérique, repérez les blogueurs, youtubeurs ou instagrameurs les plus influents et pertinents sur votre thématique. L’idée est de les associer à votre community management pour qu’ils parlent de votre événement à leur propre communauté d’abonnés, souvent plus nombreuse que la vôtre.

Contactez-les pour leur proposer des partenariats influenceurs. Attention, les influenceurs ne sont pas des journalistes ou des commerciaux, mais des passionnés. Ne les abordez pas comme de simples sites display (affichages de bannières). Vous devez montrer qu’ils vous intéressent vraiment, que vous les suivez. Une fois le contact créé, ils commenceront par relayer vos infos, puis écriront peut-être un article sur l’événement.

Certains influenceurs sont des stars sur leur niche, qui attireront un public de fans ou d’experts sur votre événement. Prévoyez un budget pour les inviter le jour J, leur proposer une séance de dédicace, les faire participer à des conférences, etc. Ils sont aussi une source d’animation et de visitorat pendant l’événement.

9. Couvrir l’événement en live sur les réseaux sociaux

Le live tweet consiste à commenter un événement en temps réel sur les réseaux sociaux Twitter, Facebook, Instagram ou Snapchat. L’objectif est de :

• Diffuser des informations en direct auprès des personnes présentes sur l’événement
• Permettre à des personnes non présentes de suivre à distance l’événement et donc augmenter l’audience géographique de l’événement
• Donner envie de venir à des personnes qui hésitent encore à se déplacer sur l’événement
• Permettre aux participants (exposants, conférenciers, visiteurs) de faire leur promotion, de donner leur avis, de participer aux conversations sur le hashtag de l’événement

Juste avant l’événement, pour éviter les erreurs de mentions sur les réseaux sociaux en temps réel, nous vous conseillons de repérer et de vérifier tous les @ des participants, exposants, partenaires, financeurs, etc. Mais aussi de préparer quelques posts froids pour pouvoir être le premier à publier l’info sur le hashtag officiel.

Durant l’événement, le community manager est loin de chômer. Il doit documenter l’événement en produisant et en diffusant le plus rapidement possible de très nombreux contenus multimédia sur les réseaux sociaux : des photos, des vidéos montées, des vidéos live, des stories, des albums photos, des liens vers le site de l’événement, etc.

Il doit aussi suivre les conversations sur le hashtag, sélectionner et reposter les contenus générés par les utilisateurs ou UGC (Users Generated Contents), répondre aux questions en direct sur Facebook Messenger ou Twitter, modérer les avis sur l’événement, etc.

On peut aussi prévoir des animations spécifiques aux réseaux sociaux pendant l’événement : des jeux-concours photos, des questions du public aux conférenciers, une hashtag battle, une sharing box, etc.

🦄 Si vous êtes venus au #JumpingBordeaux, vous l’avez peut-être croisée… Et peut-être avez-vous pris une photo… Et peut-être que votre cliché sera tiré au sort et vous fera gagner la veste officielle du Jumping !
Restez connectés…On vous dévoile le gagnant cette semaine ! pic.twitter.com/laWG5t1EXt

— Jumping Bordeaux (@JumpingBordeaux) 6 février 2018

S’il s’agit d’un gros événement sur plusieurs jours, comptez une équipe de 2 à 3 community managers à plein temps pour assurer la couverture social media.

Lire notre article « Live twitter un événement« .

10. Entretenir la communauté entre 2 éditions

Après votre événement, continuez à poster régulièrement des actualité , surtout si l’événement est récurrent.pour entretenir et fidéliser votre communauté entre deux éditions. Particulièrement si vous apparaissez comme une source d’informations pertinente.

Les participants auront certainement des questions à vous poser pour retrouver une photo, une présentation, un contact, voire même vous témoigner leur sympathie.

Article mis à jour le 24 mai 2019.