Pourquoi la promotion d’un événement passe-t-elle aujourd’hui (quasi) obligatoirement par les réseaux sociaux ? Parce que ces plates-formes sont devenues pour beaucoup d’internautes le média n°1. Un média qui, en plus d’informer en temps réel, se veut interactif, viral et peu coûteux.

Une aubaine pour les organisateurs d’événements qui veulent attirer un public ciblé !

Voici donc quelques pistes pour mieux buzzer en ligne sur un événement.

1/ Développer un mini-site dédié

Avant de vous lancer tout azimut sur les réseaux sociaux, ayez à l’esprit que ces plates-formes sociales ne sont que des supports-relais où l’information reste relativement éphémère. Mieux vaut donc développer au préalable un mini-site événementiel ou a minima un blog regroupant toutes les informations pratiques (lieu, contact, programme, présentation détaillée, kit de communication, etc.) et que vous pourrez mettre à jour au fur et à mesure que le contenu de l’événement se précisera.

Penser aussi à optimiser votre site pour les téléphones mobiles, pour permettre aux participants de le consulter en déplacement. Et pourquoi pas créer une appli ? Une application mobile dédiée à un événement peut être pratique pour consulter un horaire, suivre les dernières actualités ou recevoir sa place via un code barre ou un flash-code. Vous pouvez la faire développer pour moins de  2 000 euros selon les fonctionnalités requises.

2/ Créer des profils sociaux pertinents

Attention à ne pas vous positionner sur n’importe quel réseau social, au risque de voir vos pages, comptes et hubs désertés. Réfléchissez d’abord à votre cible et à ses habitudes de navigation, ainsi qu’à la thématique de votre événement. Pour un public jeune, privilégiez une page Facebook. S’il s’agit d’un événement professionnel, créez un event (événement) et un hub (groupe de discussion) sur Viadeo et/ou LinkedIn. Si votre cible est à la recherche d’actualités pertinentes sur une thématique experte, ouvrez aussi un compte Twitter pour en faire un outil de veille. Bien sûr ces réseaux peuvent se combiner.

3/ Organiser la remontée d’informations

Cela peut sembler évident, mais c’est pourtant ce qui pose souvent problème dans une stratégie d’e-événementiel. Les réseaux sociaux nécessitent de publier beaucoup de contenus en temps réel. Assurez-vous donc d’être en contact avec les bonnes personnes qui savent tout sur l’organisation de l’événement. Expliquez leur bien votre rôle et vos besoins spécifiques en termes d’informations, de visuels, de liens, de fichiers, etc.

4/ Diffuser des contenus exclusifs

N’attendez pas le jour de votre événement pour communiquer sur les réseaux sociaux : commencez au moins 3 mois avant. Mais attention, il ne s’agit pas de répéter la même chose que sur vos supports de communication classiques (communiqués de presse, publicités, etc.). Les membres de votre communauté doivent avoir la primeur de l’information, se sentir privilégiés. Essayez d’être toujours en amont de la communication officielle pour faire du teasing : éveillez la curiosité avec des éléments exclusifs.

Par exemple, les internautes apprécient beaucoup de suivre les coulisses de l’organisation :  l’affiche est imprimée, telle personnalité a confirmé sa venue, le traiteur est choisi, il ne reste plus de places, etc. Autres pistes : créer une vidéo présentant l’événement, organiser un mini-concours en offrant des invitations gratuites ou des goodies (tee-shirts, stickers, etc.) uniquement accessibles via les réseaux sociaux.

5/ Partager sa veille

Parce qu’il est quasiment impossible de poster quotidiennement de l’actualité sur un événement, publiez sur sa thématique  : devenez la source de veille de vos visiteurs. S’ils participent à votre événement c’est qu’ils sont intéressés par un sujet précis. Montrez que vous êtes plus qu’un organisateur d’événement : vous êtes un expert de votre thématique. C’est un moyen facile d’augmenter le volume de ses publications en même temps que celui de ses membres, particulièrement sur Twitter.

6/ Envoyer des mailings

Certes ce n’est pas très 2.0 comme outil, mais le mailing reste un très bon moyen de générer du trafic vers son site événementiel et ses profils sociaux. Le tout est d’avoir une base de contacts bien ciblée et un message efficace. L’outil d’import de contacts Facebook permet désormais d’envoyer directement des mails dans la boîte de réception de ses contacts pour les inviter à une page, sans passer par leur profil.

7/ Chercher des ambassadeurs

Scrutez votre paysage numérique, repérez les blogueurs les plus influents et pertinents sur votre thématique. Contactez-les pour leur proposer des partenariats blogueurs. Mais attention, ce ne sont pas des journalistes ou des commerciaux, mais des passionnés. Ne les abordez pas comme de simples sites display (affichages de bannières). Vous devez montrer qu’ils vous intéressent vraiment, que vous les suivez. Une fois le contact créé, ils commenceront par relayer vos infos, puis écriront peut-être un article sur l’événement et enfin se déplaceront le jour J pour le couvrir.

8/ Faire du live tweet en temps réel

Le live tweet consiste à commenter un événement en temps réel sur Twitter afin de partager les informations avec les absents et de permettre aux participants de donner leur avis, de faire des remarques ou même des blagues. Généralement, les tweets sont agrémentés d’un hashtag (ou mot-clé précédé d’un dièse #) qui permet aux internautes de les retrouver et de les suivre facilement. Pensez donc à bien définir ce mot-clé à l’avance et à le partager avec votre communauté. Il doit être facilement mémorisable et unique pour éviter toutes confusions. Pour en savoir plus, lire notre article Live twitter un événement.

9/ Couvrir l’événement

Durant l’événement, le community manager est loin de chômer. En plus de live tweeter, il doit documenter l’événement en partageant rapidement des contenus sur les réseaux sociaux : photos, vidéos, présentations powerpoint, liens vers les sites des intervenants, etc. Le soir même ou dès le lendemain, un maximum d’informations doivent déjà être en ligne.

10/ Maintenir le lien après l’événement

Même après votre événement, continuez à poster régulièrement des actualités. Particulièrement si vous apparaissez comme une source d’informations pertinente. De plus, les participants auront certainement des questions à vous poser pour retrouver une photo, une présentation, un contact, voire même vous témoigner leur sympathie. Continuez à entretenir votre communauté, surtout si l’événement est récurrent. Restez connectés !